行政协同
行政协同处理费用、会议室、固定资产和办公用品等日常事务。模块与员工、组织和审批关系衔接，但不混入人力分析指标。
费用报销
报销需要把申请人、费用事实、票据和审批结果对应起来
- 出差申请与报销日期、地点不一致。
- 同一票据被重复提交。
- 审批通过后，员工不知道何时进入付款。
系统如何处理
费用报销按员工建立报销单，选择费用类型并填写金额、发生日期、事由和票据，可关联出差申请。提交后经过部门和财务复核；付款完成后登记支付时间和结果。
审批结果进入审核工作台，付款状态供员工查询；退回后在原报销单补充，不重新产生重复单据。
功能与路径
办理前先确认
- 申请人、组织和审批关系处于有效状态。
- 涉及费用、资产或库存的记录应保留来源凭证。
- 本次办理涉及的报销人、费用类型、金额与日期已经取得或可以核对。
操作流程
-
1
点击【新增报销】
从左侧菜单进入【行政协同 → 费用报销】。根据本次事项选择组织、人员、周期或状态范围，然后执行“点击【新增报销】”。
-
2
填写费用明细并上传票据
执行“填写费用明细并上传票据”时重点查看报销人、费用类型、金额与日期、票据。页面自动显示的内容取自员工申请、费用凭证、资产台账和行政库存，发现不一致时先确认来源，不在当前页面临时覆盖。
-
3
关联出差或其他申请
执行“关联出差或其他申请”时留意选中范围和当前状态。涉及多人、批量记录或已经进入后续环节的数据，先查看页面给出的影响范围再继续。
-
4
提交部门及财务审核
执行“提交部门及财务审核”前查看当前状态、来源附件和已有意见。选择退回时填写需要补充的内容；重新提交继续沿用原业务编号并增加一条处理记录。
-
5
付款后查看处理结果
完成“付款后查看处理结果”后查看状态、处理时间和责任人，并按“审批结果进入审核工作台，付款状态供员工查询；退回后在原报销单补充，不重新产生重复单据。”继续核对后续结果。
状态如何变化
状态随保存、提交、审核、确认、生效或关闭等操作变化。已经被后续业务引用的记录通常不能直接删除，应使用对应的退回、撤回、更正或版本处理方式。
常见情况怎么处理
- 申请内容与票据、资产或库存不一致时，先退回补充并保留原申请，不另建重复事项。
- 事项已经进入审核、生效或后续模块时，先查看当前节点和影响范围，再选择可以使用的处理动作。
- 完成本模块处理后，按照“审批结果进入审核工作台，付款状态供员工查询；退回后在原报销单补充，不重新产生重复单据。”查看关联结果；仍有待办时继续由对应责任岗位办理。
会议室预订
会议室预订需要避免时间、容量和设备冲突
办理方式
会议室预订按日历显示可用时段，选择房间、时间、人数和设备需求后检查冲突。预订成功通知参与人；改期或取消后立即释放原时段并保留变更记录。
调整前需要核对
- 同一会议室被重复预订。
- 参会人数超过容量，或需要的设备不可用。
- 会议取消后房间仍被占用。
预订结果只用于行政安排，不进入员工考勤；取消后原时段恢复可预订。
功能与路径
办理前先确认
- 申请人、组织和审批关系处于有效状态。
- 涉及费用、资产或库存的记录应保留来源凭证。
- 本次办理涉及的会议室、预订时间、参会人数已经取得或可以核对。
操作流程
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1
在日历选择日期和时间
从左侧菜单进入【行政协同 → 会议室预订】。根据本次事项选择组织、人员、周期或状态范围，然后执行“在日历选择日期和时间”。
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2
点击可用会议室
执行“点击可用会议室”时重点查看会议室、预订时间、参会人数、设备需求。页面自动显示的内容取自员工申请、费用凭证、资产台账和行政库存，发现不一致时先确认来源，不在当前页面临时覆盖。
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3
填写主题、人数和设备需求
完成“填写主题、人数和设备需求”时逐项核对会议室、预订时间、参会人数、设备需求。涉及生效日期、适用人员或金额的内容，应与本次审批或确认依据保持一致。
-
4
确认预订并通知参与人
执行“确认预订并通知参与人”前查看当前状态、来源附件和已有意见。选择退回时填写需要补充的内容；重新提交继续沿用原业务编号并增加一条处理记录。
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5
变化时执行改期或取消
完成“变化时执行改期或取消”后查看状态、处理时间和责任人，并按“预订结果只用于行政安排，不进入员工考勤；取消后原时段恢复可预订。”继续核对后续结果。
状态如何变化
状态随保存、提交、审核、确认、生效或关闭等操作变化。已经被后续业务引用的记录通常不能直接删除，应使用对应的退回、撤回、更正或版本处理方式。
常见情况怎么处理
- 配置尚未发布时可以在草稿中继续调整；已经被业务引用的配置应通过停用、新版本或新的生效日期处理。
- 修改涉及多人或在途业务时，先查看关联范围，再决定立即生效还是从下一业务周期开始使用。
- 保存后使用受影响角色或业务场景核对一次，并按照“预订结果只用于行政安排，不进入员工考勤；取消后原时段恢复可预订。”查看实际引用情况。
固定资产
员工领用的设备需要知道现在由谁保管以及是否已经归还
- 电脑、门禁卡等资产领用后没有关联员工。
- 员工调岗或离职时，资产交接没有提醒。
- 维修、丢失和报废直接改状态，没有过程记录。
页面如何使用
固定资产记录资产编号、类别、保管人、领用日期、位置和状态，支持领用、转移、归还、维修和报废。员工异动或离职时生成待确认事项，完成后更新保管关系。
资产领用信息进入员工档案摘要和离职交接；历史保管人和变更记录继续保留。
功能与路径
办理前先确认
- 申请人、组织和审批关系处于有效状态。
- 涉及费用、资产或库存的记录应保留来源凭证。
- 本次办理涉及的资产编号、资产类别、保管人已经取得或可以核对。
操作流程
-
1
登记或查询资产
从左侧菜单进入【行政协同 → 固定资产】。根据本次事项选择组织、人员、周期或状态范围，然后执行“登记或查询资产”。
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2
点击【领用】选择员工
执行“点击【领用】选择员工”时重点查看资产编号、资产类别、保管人、领用与归还。页面自动显示的内容取自员工申请、费用凭证、资产台账和行政库存，发现不一致时先确认来源，不在当前页面临时覆盖。
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3
确认资产和领用日期
执行“确认资产和领用日期”前查看当前状态、来源附件和已有意见。选择退回时填写需要补充的内容；重新提交继续沿用原业务编号并增加一条处理记录。
-
4
转移或维修时提交变更
执行“转移或维修时提交变更”前查看当前状态、来源附件和已有意见。选择退回时填写需要补充的内容；重新提交继续沿用原业务编号并增加一条处理记录。
-
5
归还后核对资产状态
完成“归还后核对资产状态”后查看状态、处理时间和责任人，并按“资产领用信息进入员工档案摘要和离职交接；历史保管人和变更记录继续保留。”继续核对后续结果。
状态如何变化
状态随保存、提交、审核、确认、生效或关闭等操作变化。已经被后续业务引用的记录通常不能直接删除，应使用对应的退回、撤回、更正或版本处理方式。
常见情况怎么处理
- 汇总数量与人员名单不一致时，先核对组织范围、统计日期、员工状态和未确认业务是否参与当前口径。
- 需要了解组成时，点击数量、姓名或业务编号查看对应名单和来源记录；汇总页不直接修改来源结果。
- 确认差异后进入相应业务页面处理。处理结束后重新查询，并结合“资产领用信息进入员工档案摘要和离职交接；历史保管人和变更记录继续保留。”核对结果。
办公用品
办公用品管理需要知道库存、领用和补充情况
办理方式
办公用品维护用品类别、可用数量、安全库存、领用规则和领用记录。员工提交申请，管理员确认发放；低于安全库存时形成补充提醒，固定资产类物品转入固定资产办理。
调整前需要核对
- 常用品缺货后才临时采购。
- 员工重复领取，但没有领用记录。
- 低值用品与固定资产混在一起管理。
发放后扣减可用数量并保留领用人；需要归还或长期保管的物品应转固定资产。
功能与路径
办理前先确认
- 申请人、组织和审批关系处于有效状态。
- 涉及费用、资产或库存的记录应保留来源凭证。
- 本次办理涉及的用品类别、可用数量、安全库存已经取得或可以核对。
操作流程
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1
查询用品库存
从左侧菜单进入【行政协同 → 办公用品】。根据本次事项选择组织、人员、周期或状态范围，然后执行“查询用品库存”。
-
2
点击【申请领用】
执行“点击【申请领用】”时重点查看用品类别、可用数量、安全库存、领用人。页面自动显示的内容取自员工申请、费用凭证、资产台账和行政库存，发现不一致时先确认来源，不在当前页面临时覆盖。
-
3
填写数量和用途
完成“填写数量和用途”时逐项核对用品类别、可用数量、安全库存、领用人。涉及生效日期、适用人员或金额的内容，应与本次审批或确认依据保持一致。
-
4
管理员确认并发放
执行“管理员确认并发放”前查看当前状态、来源附件和已有意见。选择退回时填写需要补充的内容；重新提交继续沿用原业务编号并增加一条处理记录。
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5
库存不足时登记补充事项
完成“库存不足时登记补充事项”后查看状态、处理时间和责任人，并按“发放后扣减可用数量并保留领用人；需要归还或长期保管的物品应转固定资产。”继续核对后续结果。
状态如何变化
状态随保存、提交、审核、确认、生效或关闭等操作变化。已经被后续业务引用的记录通常不能直接删除，应使用对应的退回、撤回、更正或版本处理方式。
常见情况怎么处理
- 配置尚未发布时可以在草稿中继续调整；已经被业务引用的配置应通过停用、新版本或新的生效日期处理。
- 修改涉及多人或在途业务时，先查看关联范围，再决定立即生效还是从下一业务周期开始使用。
- 保存后使用受影响角色或业务场景核对一次，并按照“发放后扣减可用数量并保留领用人；需要归还或长期保管的物品应转固定资产。”查看实际引用情况。